Steuersicherer Umgang mit elektronischen Dokumenten

Der Versand von Rechnungen und anderer wichtiger Dokumente via E-Mail ist neben dem alten Postversand von Papierbelegen aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Finanzverwaltung hat hierzu Vorgaben entwickelt, wie die elektronischen Dokumente steuersicher zu archivieren sind. Zunächst müssen steuerrelevante E-Mails identifiziert werden. Dazu gehören nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern auch andere Dokumente, wie z. B. Ausfuhrnachweise und Gelangensbestätigungen, die für die Besteuerung oder auch für bestimmte Steuerbefreiungen von Bedeutung sind.

Elektronische Rechnungen muss ein Unternehmen zwingend elektronisch aufbewahren. Zusätzlich ist auch ein Ausdruck in Papierform zulässig, jedoch nur zusätzlich zur elektronischen Aufbewahrung. Für die elektronische Aufbewahrung wäre es grundsätzlich ausreichend, die E-Mails im E-mail-Programm zu belassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die steuerrelevanten E-Dokumente genauso archiviert werden, wie diese das Unternehmen verlassen haben oder eingegangen sind. Während des gesamten Archivierungszeitraumes von zehn Jahren ist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen.

Komfortabler für den Unternehmer wäre die Archivierung der elektronischen Dokumente in einem separaten Programm, welches idealerweise eine Schnittstelle zur Finanzbuchführung aufweist. Eine derartige Softwarelösung bietet beispielsweise die DATEV eG mit dem Programm „Unternehmen Online“ an. Neben der finanzamtskonformen Archivierung der Belege kann der Unternehmer mit dieser Lösung auch entscheiden, ob vertrauliche Dokumente, wie z. B. Herstellerkorrespondenz, für den Abruf der Daten durch die Finanzverwaltung geschützt bleiben.

Bei der Speicherung der Daten ist ein gängiges Datenformat zu verwenden. Das Speichermedium muss sicher sein und auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt.

Die früher gängige Praxis, für wichtig gehaltene E-Mail-Dokumente zur Aufbewahrung nur auszudrucken und das zugrunde liegende elektronische Dokument nicht digital zu archivieren, entspricht heute nicht mehr den Vorgaben der Finanzverwaltung. Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, ist es daher ratsam, dass Unternehmen die Umsetzung der Vorgaben der Finanzverwaltung in der Buchhaltung prüfen und die interne Organisation, wenn nötig, anpassen.