Umsatzsteuerliche und lohnsteuerliche Behandlung von Gutscheinen

Aufgrund des Jahressteuergesetzes 2019 ergeben sich ab 01.01.2020 Änderungen in der Behandlung von Gutscheinen. Nachfolgend erfolgt ein praxisbezogener Grundriss.


Arten von Gutscheinen und ihre umsatzsteuerliche Behandlung

Gutscheine können im Hinblick auf ihre buchhalterische Erfassung in drei Kategorien eingeteilt werden: in Werbe-, Nachlass- und Leistungsgutscheine. Werbegutscheine besitzen vorwiegend Werbecharakter und treten in unterschiedlichen Formen auf. Häufig werden Werbegutscheine genutzt, um ein Geschäft anzubahnen, zum Beispiel Gutscheine für ein Probetraining im Fitnessstudio oder Gutscheine für eine Immobilienbewertung bei einem Immobilienmakler. Buchhalterisch sind diese Aufwendungen unternehmensseitig bereits als Gemeinkosten erfasst. Sie stellen keinen umsatzsteuerbaren Leistungsaustausch gegen Entgelt dar.
Nachlassgutschein ist die Sammelbezeichnung für sog. Rabattgutscheine oder Treuepunkte, die durch den Abschluss eines Geschäftes für die Zukunft einen Nachlass gewähren. Zum Beispiel, wenn der fünfte Kaffee nur die Hälfte des sonst üblichen Preises kostet. Hier haben die vier vorangegangenen Geschäfte einen Rabatt auf das nachfolgende fünfte Geschäft vermittelt. Nachlassgutscheine sind erst bei Vollzug des zukünftigen und rabattierten Geschäfts als Entgeltminderung buchhalterisch zu behandeln. Im Vorhinein besteht lediglich ein schwebendes Geschäft, welches grundsätzlich nicht zu erfassen ist. Vergleichbares gilt für die kostenlose Dreingabe, zum Beispiel, wenn nach dem Kauf von zehn Tassen Kaffee der elfte Kaffee kostenlos ist. Der unentgeltlich abgegebene elfte Kaffee ist allenfalls statistisch zu erfassen, z.B. im Warenwirtschaftssystem. Umsatzsteuerlich ist die Gratislieferung ebenfalls als Bestandteil der ursprünglichen entgeltlichen Leistung zu behandeln und damit nicht separat zu erfassen.
Leistungsgutscheine beinhalten hingegen den Anspruch auf eine wertmäßig oder anderweitig definierte Leistung. Sofern ein Gutschein einen Anspruch auf eine solche Leistung vermittelt, entsteht für das den Gutschein ausgebende Unternehmen eine Leistungspflicht, die es buchhalterisch zu passivieren gilt. Die Beantwortung der Frage nach der umsatzsteuerlichen Behandlung von Leistungsgutscheinen erfolgt anhand der neuen Eingruppierung von Leistungsgutscheinen in sog. Einzweck- und Mehrzweckgutscheine:
Kennzeichnend für einen Einzweck-Gutschein ist, dass bei Ausgabe des Gutscheines klar ist, dass dieser Gutschein eine bestimmbare umsatzsteuerliche Konsequenz auslöst. Zum Beispiel, wenn eine Handelsgesellschaft, deren Produkte allesamt 19 % Umsatzsteuer auslösen, einen Gutschein ausgibt, welcher nur für die eigenen Produkte eingelöst werden kann. In diesem Fall steht bereits bei Ausgabe des Gutscheins die umsatzsteuerliche Konsequenz fest, da der Gutschein nur für 19% umsatzsteuerpflichtige Waren verwendet werden kann. Somit liegt ein Einzweck-Gutschein vor, der bereits im Zeitpunkt der Gutscheinausgabe 19 % Umsatzsteuer auslöst.
Gutscheine, die keine Einzweck-Gutscheine sind, sind künftig grundsätzlich Mehrzweck-Gutscheine. Diese sind dadurch gekennzeichnet, dass im Zeitpunkt der Gutscheinausgabe noch nicht feststeht, ob der Gutschein für eine umsatzsteuerfreie Leistung oder eine mit 7 oder 19 % umsatzsteuerpflichtige Leistung eingelöst wird. Folglich treten in diesem Fall die umsatzsteuerlichen Konsequenzen nicht bereits mit der Gutscheinausgabe ein, sondern erst im Zeitpunkt der Gutscheineinlösung.


Lohnsteuerliche Besonderheiten

Abzugrenzen von der Ausgabe von Gutscheinen an Kunden sind solche Gutscheine, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen eines Sachbezugs zuwendet. Hier handelt es sich meist um zweckgebundene Gutscheine, die zum Bezug von bestimmten Waren und Dienstleistungen genutzt werden können (z. B. Tankkarte). Bis zu einer Freigrenze von 44 € sind solche Sachzuwendungen steuer- und sozialabgabenfrei. In Betracht kommt auch eine Pauschalbesteuerung mit 30% nach § 37b EStG. Damit sind Gutscheine ein flexibles Mittel der Sachzuwendung und ermöglichen dem Arbeitgeber, seinen Arbeitnehmern unbürokratisch Waren oder Dienstleistungen vergünstigt zuzuwenden.
Zu beachten ist, dass Geldkarten zur freien Verfügung (sog. Open-Loop-Karten) sowie zweckgebundene Geldleistungen künftig nicht als begünstigter Sachbezug, sondern als regelbesteuerter Barlohn gelten.


Fazit

Zusammenfassend ist bei Gutscheinen Folgendes zu beachten: Während Werbegutscheine als Aufwand zu erfassen sind und keinen umsatzsteuerbaren Vorgang darstellen, sind Nachlassgutscheine bei ihrer Einlösung als Erlösschmälerung zu erfassen und umsatzsteuerlich den vorangegangenen Geschäften zuzuordnen. Bei Leistungsgutscheinen findet eine buchhalterische Passivierung der Leistungspflicht statt. Dabei ist bei Leistungsgutscheinen als wesentliche Neuerung durch das Jahressteuergesetz 2019 zur umsatzsteuerlichen Beurteilung eine Unterscheidung in Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine vorzunehmen. Bei Einzweck-Gutscheinen unterstellt das Umsatzsteuergesetz nunmehr bereits bei der Gutscheinausstellung eine Umsatzsteuerpflicht, wohingegen bei Mehrzweck-Gutscheinen erst bei Gutscheineinlösung die zuvor noch nicht bestimmbaren umsatzsteuerlichen Konsequenzen eintreten.