VERRECHNUNGSPREISDOKUMENTATION NEUE PFLICHT: TRANSAKTIONSMATRIX

Mit Beginn des Jahres 2025 waren eigentlich erhebliche Verschärfungen für internationale Unternehmensgruppen eingetreten, da bei Betriebsprüfungen eine gesamte Verrechnungspreisdokumentation unaufgefordert vorzulegen gewesen wäre. Dieses Szenario ist nun glücklicherweise wieder vom Tisch. Allerdings bleibt es leider dabei, dass international tätige Unternehmen zukünftig bei Beginn einer Betriebsprüfung unaufgefordert Unterlagen liefern müssen. Statt einer gesamten Dokumentation handelt es sich jetzt aber nur noch um die neue Trans aktionsmatrix. Damit diese kurzfristig vorgelegt werden kann, ist eine proaktive Anpassung bestehender Dokumentationsprozesse erforderlich. Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen sind angehalten, sich frühzeitig mit den Neuerungen auseinanderzusetzen.

DIE WICHTIGSTEN NEUERUNGEN IM ÜBERBLICK

1. Verpflichtende Vorlage der Transaktionsmatrix ohne gesonderte Anforderung

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, eine sogenannte Transaktionsmatrix innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Prüfungsanordnung für eine steuerliche Betriebsprüfung selbstständig an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Die neue Transaktionsmatrix dient als strukturiertes Verzeichnis konzerninterner Transaktionen und soll nach ersten Erfahrungen folgende Informationen beinhalten:

• Transaktionsarten: Differenzierte Darstellung nach Art der Geschäftsvorfälle (z. B. Warenlieferungen, Dienstleistungen, Lizenzübertragungen, Finanzierungen).
• Beteiligte Unternehmen: Nennung der verbundenen Unternehmen mit ihren Funktions- und Risikoprofilen (z. B. Low-Risk-Distributor).
  
  
• Wirtschaftliche Hintergründe und Bewertungsmethoden: Darlegung der verwendeten Verrechnungspreismethoden sowie der wirtschaftlichen Begründung.
  
  
• Steuerliche Zuordnung: Angabe der betroffenen Steuerhoheitsgebiete, insbesondere in Bezug auf Niedrigsteuerstaaten.
  
  
• Vertragliche Grundlagen: Offenlegung der rechtlichen Vereinbarungen, die den Transaktionen zugrunde liegen. Diese Anforderung betrifft nicht nur Geschäftsvorfälle ab dem Jahr 2025, sondern gilt auch für vergangene Jahre, wenn die Prüfungsanordnung nach dem 31. Dezember 2024 erfolgt.
  
  

2. Fristverkürzung für die Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation

• Fortan ist eine unaufgeforderte Vorlage von Transaktionsmatrix, Masterfile und die Dokumentation über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung notwendig.
  
  
• Die ursprünglich geplante Verschärfung zur unauf geforderten Abgabe der gesamten Verrechnungspreisdokumentation innerhalb von 30 Tagen wurde vom Gesetzgeber nun doch nicht umgesetzt. Es bleibt bei einer Vorlagepflicht nach gesonderter Aufforderung.

Praxishinweis: Die frühzeitige Erstellung und kontinuierliche Pflege der Dokumentation bleibt entscheidend, da die Fristen künftig deutlich enger gefasst sind.

3. Sanktionen bei Nichteinhaltung der neuen Vorgaben

Die Missachtung der neuen Anforderungen kann erhebliche finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Der Gesetzgeber sieht folgende Sanktionen vor:

• tägliche Verspätungszuschläge: mindestens 100 € pro Tag, maximal 1 Mio. €
  
  
• Verwertungszuschläge: 5–10 % des geschätzten Hinzuschätzungsbetrags, mindestens jedoch 5.000 €
  
  
• Strafzuschlag bei Nichtvorlage der Transaktionsmatrix: sofortige Zahlung von 5.000 €

Auswirkungen auf die Praxis: Die Änderungen zielen darauf ab, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit konzerninterner Transaktionen zu erhöhen sowie Betriebsprüfungen effi zienter zu gestalten. Unternehmen müssen deshalb ihre Dokumentationsstrategien anpassen und bestehende Prozesse überprüfen.

4. Jetzt notwendige Maßnahmen

• Bestandsaufnahme aktueller Dokumentationsprozesse: Überprüfung auf Vollständigkeit und Anpassung an die neuen Anforderungen.
  
  
• Frühzeitige Erstellung der Transaktionsmatrix: Insbesondere für Vorjahre, um bei einer Prüfung zukünftig vorbereitet zu sein.
  
  
• Proaktive Schulung verantwortlicher Mitarbeiter: Sensibilisierung für die neuen gesetzlichen Vorgaben und den Umgang mit verkürzten Fristen.
  
  
• Implementierung einer kontinuierlichen Überwachung: Einrichtung von Prozessen zur laufenden Pflege und Aktualisierung der Verrechnungspreisdokumentation.

FAZIT

Die Einführung der verpflichtenden Transaktionsmatrix und die erheblich verkürzten Vorlagefristen stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Ein frühzeitiges Handeln und die fortlaufende Pflege der Verrechnungspreisdokumentation sind unerlässlich, um potenzielle Sanktionen zu vermeiden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.