Vorsprung durch effizientes Prozessmanagement

Der nachhaltige Erfolg eines Unternehmens beginnt mit rechtskonformem Handeln. Um Risiken möglichst zu vermeiden, muss eine Orientierung an gesetzlichen und weitergehenden Vorgaben erfolgen.

Die Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS) und der damit verbundene Aufwand sind im Verhältnis zu den Risiken von untergeordneter Bedeutung. Bei der Implementierung ist ein täglich im Geschäftsbetrieb nutzbares System ausschlaggebend. Es empfiehlt sich, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen, innerhalb derer ein Austausch der verantwortlichen Personen und eine Verknüpfung zwischen wichtigen Stellen und Prozessen gewährleistet wird. Diese Elemente können anhand einer Prozessmodellierung dargestellt werden.

Prozesslandkarten verdeutlichen Zusammenhänge und Abgrenzungen einzelner Prozesse und konkretisieren die Aufbauorganisation in einem unterschiedlichen Detaillierungsgrad. Ein geeigneter Standard für eine solche Modellierung ist das sogenannte "Business Process Model and Notation" (BPMN). Dieses umfasst unter anderem Pools ("Schwimmbecken") und Lanes ("Schwimmbahnen"). Die „Schwimmbecken“ beschreiben einen Prozess. In diesem werden durch die „Schwimmbahnen“ die Organisationseinheiten gekennzeichnet, welche für (Kontroll-)Aktivitäten zuständig sind. An diese Pools und Lanes können weitere Kennzeichen knüpfen, um genaue Abläufe zu definieren. Externe Prozessteilnehmer, wie die Finanzverwaltung, können ebenfalls mit in Beziehung gesetzt werden. Insgesamt führt ein umfangreich notierter Prozessablauf dazu, dass Schnittstellen und Datenflüsse unstrittig festgelegt werden.

Ein TCMS soll dabei bei den steuerlichen Risiken ansetzen. Hierfür wird ein Verfahren entwickelt, welches Risiken entlang der Prozesse erkennt, analysiert und beurteilt. Analysefunktionen von BPM-Tools können dabei unterstützend wirken. Durch die Verknüpfung der verschiedenen Akteure ist ein CMS hervorragend zur Risikoprävention geeignet. Als Resultat entsteht ein individuelles und gesetzlich abgesichertes Risikomanagementsystem. „Einen großen Vorsprung im Leben hat, wer da schon handelt, wo die anderen noch reden.“ (John F. Kennedy) - und diesen Vorsprung bietet ein TCMS.