Immer mehr Unternehmen setzen auf ein Tax Compliance Management System (TCMS), um ihre steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen. Ziel ist es, Verstöße gegen Steuergesetze zu vermeiden, aber auch Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Prozesse zu digitalisieren. Doch nicht nur Unternehmen profitieren von einer strukturierten Steuer-Compliance – auch vermögende Privatpersonen sollten sich mit diesem Thema befassen.

Gerade bei komplexen Vermögensstrukturen mit internationalen Investments steigt das steuerliche Risiko. Neben der richtigen Deklaration von Einkünften müssen diverse Meldepflichten beachtet werden. So unterliegen grenzüberschreitende Steuergestaltungen einer Anzeigepflicht. Auch im Bereich der Kryptowährungen kann eine fehlende Dokumentation zu Problemen führen. Wer nicht nachweisen kann, dass die einjährige Haltefrist für eine steuerfreie Veräußerung eingehalten wurde, riskiert eine Versteuerung des Veräußerungsgewinns. Gleiches gilt für Einkünfte aus Beteiligungen an ausländischen Gesellschaften oder Erträgen aus Trusts und Stiftungen, die in vielen Ländern strengen steuerlichen Vorschriften unterliegen.

Ein TCMS schafft hier Sicherheit. Es hilft, steuerliche Pflichten systematisch zu erfassen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Nachweispflichten zu erfüllen. Zudem kann eine gut dokumentierte und organisierte Steuer-Compliance ein wichtiges Argument sein, um im Zweifelsfall den Vorwurf einer Steuerhinterziehung oder leichtfertigen Steuerverkürzung zu entkräften.

Für Privatpersonen lohnt sich meist kein umfassendes TCMS, doch gezielte Maßnahmen sind essenziell. Eine strukturierte Dokumentation, Fristüberwachung und regelmäßige Prüfung von Meldepflichten helfen, steuerliche Risiken zu minimieren. Automatisierte Prozesse können Dokumentations- und Nachweispflichten – etwa für Kryptowährungen, ausländische Beteiligungen oder Stiftungen – erleichtern. Je komplexer die Vermögensstruktur, desto wichtiger ist eine durchdachte Tax Compliance, um unerwartete Steuerbelastungen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Eine genaue Definition, wie diese auszusehen hat, trifft das Gesetz indes nicht.

In der Praxis haben sich zwei Varianten etabliert: Die klassische Gehaltsabrechnung in Papierform und die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach.

Letzteres war kürzlich Streitpunkt vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG), nachdem ein Arbeitgeber die Abrechnungsform von Papierversand auf elektronisches Dokument umgestellt hat. Hiergegen klagte eine Arbeitnehmerin vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachen. Sie wollte die Abrechnungen weiterhin in Papierform erhalten. Im Revisionsverfahren gab der BAG dem Arbeitgeber Recht und stellte klar, dass dieser seine Verpflichtung durch die elektronische Bereitstellung der Abrechnung erfüllt. Die Entscheidung des BAG schafft insoweit Rechtsicherheit und dürfte in Zukunft dazu führen, dass weitere Arbeitgeber ihre Prozesse digitalisieren und auf die Papierform verzichten.

Die freie Mitarbeit ist in zahlreichen Unternehmen ein bewährtes Modell - insbesondere dort, wo projektbezogene Arbeiten, Daueraufgaben oder Rahmenvereinbarungen über unregelmäßige Einsätze geschlossen werden. Gerade in Branchen wie IT, Medien und Beratung ist dieses flexible Beschäftigungsmodell weit verbreitet. Freie Mitarbeit ist dabei eine sozial und wirtschaftlich selbständige unternehmerische Tätigkeit einer natürlichen Person für ein fremdes Unternehmen auf dienst- oder werkvertraglicher Grundlage. Das Vertragsverhältnis basiert gerade nicht auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags.

Scheinselbstständigkeit ist kein neues Phänomen. Seit Jahren kämpfen Arbeit- und Sozialgericht dagegen, dass Unternehmen die Vorteile von Selbstständigen nutzen, während sie den Schutz und die Pflichten eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses umgehen. Die freie Mitarbeit wird in vielen Branchen - von der IT über die Medien bis hin zur Beratung - praktiziert. Doch das Modell geriet zunehmend unter Druck.

Kern des Problems ist die rechtliche Einordnung: Wann ist ein Auftragnehmer wirklich selbstständig, und wann liegt faktisch ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vor? Entscheidend ist der objektive Geschäftsinhalt. Zentrale Abgrenzungskriterien zu einer abhängigen Beschäftigung sind die Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Ein Strafrechtsurteil sorgt nunmehr für Unruhe. Der Bundesgerichtshof hat in einer außergewöhnlichen Entscheidung festgestellt, dass in einer Anwaltskanzlei vermeintlich freie Mitarbeitende in Wirklichkeit als Scheinselbstständige anzusehen sind. Dies hatte eine Verurteilung wegen Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt zur Folge. Bemerkenswert ist, dass hier das Strafrecht eine Entwicklung vorantreibt, die sonst von Arbeit- und Sozialgerichten geprägt wird. Die Einstufung als Scheinselbstständigkeit kann also nicht nur sozialversicherungsrechtlich und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern unter Umständen sogar strafrechtliche Relevanz erlangen.

Arbeitgeber stehen vor neuen Risiken: Wer auf das Modell des freien Mitarbeiters setzt, riskiert Nachzahlungen an die Sozialversicherungsträger, arbeitsrechtliche Klagen und womöglich sogar strafrechtliche Folgen.

Zeiten, in denen Unternehmen sich durch geschickte Vertragskonstruktionen aus der Verantwortung stehlen konnten, sind vorbei. Gerade die Entwicklung der Rechtsprechung zeigt: Die Tendenz geht klar dahin, vermeintlich selbständige Tätigkeiten immer genauer zu prüfen und im Zweifel als abhängige Beschäftigung einzustufen.

Das Strafurteil ist ein Warnschuss. Unternehmen sollten sich nicht länger auf unsichere Modelle verlassen, sondern klare, rechtssichere Beschäftigungsstrukturen schaffen. Die freie Mitarbeit mag nicht in jeder Branche tot sein - aber ihr Dasein ist gefährlicher denn je.