Alle Jahre wieder, insbesondere jetzt zum Jahresende, stehen viele Arbeitgeber vor der Frage, ob und in welcher Form sie eine Weihnachtsgratifikation oder sonstige Sonderzahlung gewähren. Gratifikationen sind dabei zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers, für die ein Anspruch nur dann besteht, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage – etwa eine einzelvertragliche Abrede, ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung, betriebliche Übung oder der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz – gegeben ist. Unabhängig davon ist es aber regelmäßig gewünscht, eine Gratifikation zu leisten, die keine Festlegung späterer Zahlungen darstellt. Häufig werden Sonderzahlungen deshalb im Arbeitsvertrag geregelt und mit diesem Ziel mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt verknüpft.

Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung entwickelt die Anforderungen an solche Vorbehalte stetig weiter. Besonders kritisch sind Klauseln, die so allgemein formuliert sind, dass sie auch spätere Individualabreden erfassen können. Eine solche Klausel benachteiligt den Arbeitnehmer unangemessen, weil sie nicht auf den Entstehungsgrund eines Anspruchs abstellt und nach den Grundsätzen der AGB-Kontrolle den Eindruck erweckt, sämtliche zukünftigen Zusagen könnten durch den Freiwilligkeitsvorbehalt ins Leere laufen. Dies widerspricht dem gesetzlichen Vorrang individueller Vereinbarungen: Individuelle Vertragsabreden haben grundsätzlich Vorrang vor vorformulierten Klauseln. Ein Freiwilligkeitsvorbehalt, der so verstanden werden kann, dass er Rechte aus späteren Individualabreden ausschließt, ist daher unwirksam.

Arbeitgeber sollten deshalb bei der Vertragsgestaltung klar zwischen einer freiwilligen Einmalzahlung und später möglichen individuellen Zusagen unterscheiden. Bei der Prüfung bestehender Verträge ist zu beachten, dass zu weit gefasste oder pauschale Ausschlüsse auch im Licht der aktuellen Rechtsprechung schnell unwirksam sind. Um Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich, bei jeder Gewährung einer freiwilligen Gratifikation schriftlich klarzustellen, dass diese Zahlung – soweit keine ausdrückliche Zusage erfolgt – keinen Anspruch für die Zukunft begründet. Zugleich sollten individuelle Zusagen stets eindeutig und schriftlich festgehalten werden.

Die Unternehmens-IT bedingt Umsatz und vor allem Effizienz. Wir als Abschlussprüfer legen unser Fokus zunehmend auch auf die IT, denn: Eine gut geführte IT schafft Vertrauen in die gelieferten Zahlen; eine unzureichend geführte IT erhöht dagegen das Risiko von Fehlangaben. Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung müssen wir sicherstellen, dass der geprüfte Abschluss ein zutreffendes Bild des Unternehmens abgibt und die Fortführung des Unternehmens nicht gefährdet ist. Da einerseits das Zahlenwerk digital vorliegt, andererseits die Fortführung des Unternehmens ganz wesentlich von einer funktionierenden IT abhängt, gewichten wir die IT in unseren Prüfungen stärker als früher.

Positiv beurteilen wir beispielsweise eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung oder eine sinnvolle Prozessunterstützung durch KI. Risiken für das Unternehmen sind demgegenüber Cyberangriffe, überboardende (Admin-)Rechte, "Single Person Knowledge" oder auch Dienstleistungsverträge ohne Nennung von Wiederanlaufzeiten.

Praktisch schauen wir aus vier Blickwinkeln auf Ihre IT:

1. Governance & Verantwortung: Zuständigkeiten, Entscheidungswege und Monitoring der IT
2. Prozesse & Kontrollen: Funktionstrennung, Überwachung von Schnittstellen
3. Daten & Nachvollziehbarkeit: Prüfpfad vom Beleg bis zur Abschlusszahl
4. Resilienz & Notfallfähigkeit: realistische RTO/RPO für Kernsysteme, Notfallplan, Vereinbarungen mit kritischen Dienstleistern

Für Sie bedeutet das: Unser Blick auf die IT betrifft nicht nur die Technik, sondern das gesamte Geschäftsmodell und die internen Prozesse. Aus der Vogelperspektive helfen wir, das Wesentliche zu sehen: Was stärkt zugleich Verlässlichkeit des Abschlusses und Widerstandskraft des Unternehmens? Feststellungen im Rahmen unseres Prüfungsauftrags können gleichzeitig klare, umsetzbare Impulse sein.

Optimieren Sie Ihren Nutzen durch die Jahresabschlussprüfung, indem Sie den Wirtschaftsprüfer, der "ohnehin hinschaut", auch andere Themen anschauen lassen. Denkbar sind beispielsweise ein Check der Berechtigungen, der Datenqualität, des Change-Managements oder des Notfallkonzepts.

In den vergangenen Jahren hat sich das öffentliche Bewusstsein für die Erderwärmung und die Dringlichkeit wirksamer Klimaschutzmaßnahmen spürbar geschärft. Für Unternehmen eröffnet sich dadurch die Möglichkeit, ihr ökologisches Engagement sichtbar zu machen – etwa durch die Kennzeichnung von Produkten und Dienstleistungen. Häufig geschieht dies mittels eigens entwickelter Klimalabels.

Wer sich rechtstreu verhalten möchte, muss im Hinblick auf das "Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG)" auf den Schutz der Verbraucher achten. Um deren Informationsinteresse nachzukommen sind umweltbezogene Werbeaussagen (sog. "Green Claims") grundsätzlich zulässig. Der Wandel der Bevölkerung hin zu einem umweltbewussteren Lebensstil hat Konsequenzen für den Markt. Denn die umweltbewussten Verbraucher achten bei ihrem Einkauf auf bestimmte Signale auf den jeweiligen Produkten, die ihrem Lebensstil entsprechen. Insofern beeinflusst ein Logo, welches eine Klimaneutralität des Produktes suggeriert, das Kaufverhalten enorm. Jedoch sind gleichzeitig Bedeutung und Inhalt von Begriffen, wie "klimaneutral", "umweltschonend", oder "umweltfreundlich" für manche Verbraucher nicht transparent und sogar schwer verständlich. Umweltbezogene Begriffe sind mehrdeutig und komplex. Insofern drängt sich für die Verbraucher ein zu stillendes Informationsbedürfnis auf, welches in diesem Kontext eine große Bedeutung hat. In dem Zusammenhang hat der Bundesgerichtshof in einem Urteil entschieden, dass an die Vermeidung von etwaigen Irreführungen ein hoher Maßstab zu setzen ist. Im Einzelfall, je nach Art und Weise des Kaufgegenstands, müssen bestimmte Hinweise auf diesem zu finden sein, welche ausdrücklich und unverkennbar auf die "Klimaneutralität" Bezug nehmen und vor allem erklären, woraus sich diese explizit ergibt.

Immer wieder wird die Frage diskutiert, wann ein Auftragnehmer selbständig tätig ist und wann faktisch ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Im Vordergrund steht hierbei regelmäßig das Sozialversicherungsrecht. Doch was geschieht, wenn tatsächlich eine abhängige Beschäftigung gegeben ist, das Vertragsverhältnis jedoch über Jahre hinweg als freie Mitarbeit gelebt wurde? In der Sozialversicherung sind die Folgen gravierend, da Beiträge nachzuzahlen sind. Arbeitgeber stellen sich in diesen Fällen außerdem häufig die Frage, ob auch die überhöhten Honorare zurückverlangt werden können.

Wird im Rahmen einer Statusfeststellung festgestellt, dass der vermeintlich freie Mitarbeiter tatsächlich Arbeitnehmer ist, entfällt für die Honorarzahlungen der Rechtsgrund, soweit diese die im Arbeitsverhältnis geschuldete Vergütung übersteigen. Der gesetzliche Bereicherungsgrundsatz eröffnet dem Arbeitgeber damit die Möglichkeit, die Differenz zurückfordern. Maßstab ist die übliche Vergütung, sofern keine Anhaltspunkte für eine individualvertragliche Vergütungsvereinbarung im Arbeitsverhältnis bestehen.

Der Bereicherungsanspruch ist jedoch nicht unbegrenzt. Der Arbeitgeber muss sich sowohl die im Arbeitsverhältnis geschuldete Vergütung als auch die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag anrechnen lassen. Nur so wird verhindert, dass er bessergestellt wird, als er es im regulären Arbeitsverhältnis gewesen wäre.

Durch die Vereinbarung und Behandlung eines Vertragsverhältnisses als freie Mitarbeit kann beim Mitarbeiter jedoch ein schützenswertes Vertrauen entstehen, die erhaltenen Vorteile behalten zu dürfen – jedenfalls solange er nicht selbst die Einordnung des Vertrags als Arbeitsverhältnis geltend macht. Allerdings bedeutet dies nicht, dass jeder Widerspruch im Verhalten der Parteien automatisch als unzulässige Rechtsausübung zu bewerten wäre. Entscheidend ist vielmehr, ob beim Mitarbeiter tatsächlich ein schützenswertes Vertrauen auf den Bestand der erhaltenen Zahlungen entstanden ist. Maßgeblich sind dabei die Umstände, die zur Begründung einer freien Mitarbeit geführt haben, und nicht diejenigen, die ein Arbeitsverhältnis nahelegen. Von Bedeutung können insbesondere die Modalitäten der Durchführung des Vertrags im Laufe der Zeit sein. Die bloße Hinnahme eines Vertrages über freie Mitarbeit und dessen entsprechende Vergütung reicht hierfür in der Regel nicht aus.

Eine mögliche Rückforderung bei scheinselbständigen Vertragsverhältnisse bewegt sich damit im Spannungsfeld zwischen Bereicherungsrecht und Vertrauensschutz. Aufgrund der Komplexität ist eine fundierte rechtliche Beratung in jedem Fall angezeigt.

Fehlt es an einer echten selbständigen Tätigkeit und damit an der Unternehmereigenschaft des Arbeitnehmers, darf dieser keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Der Arbeitgeber hat die gesetzlich nicht geschuldete Vorsteuer zu Unrecht abgezogen. Das ist in der Form rückabzuwickeln, dass der Arbeitnehmer die erhaltene Umsatzsteuer zurückerstattet und der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug rückgängig macht. Auch der Arbeitnehmer bleibt im Normalfall nicht auf der Umsatzsteuer sitzen, sondern kann sich diese vom Finanzamt erstatten lassen.