Die Datenschutzgrundverordnung dient dem Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Interesse der Betroffenen liegt insbesondere der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO. Danach können Betroffene von den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, wie z. B. Unternehmen oder Behörden, Auskunft darüber verlangen, welche Daten über sie gespeichert und verarbeitet werden. Das Recht auf Auskunft zielt darauf ab, den Überblick und die Kontrolle darüber zu behalten, welche persönlichen Daten verarbeitet werden. Wie umfassend diese Auskunft sein muss, sorgte immer wieder für Diskussion und Rechtsunsicherheit.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat sich - entgegen der Hoffnung Vieler auf eine praktikable Ausgestaltung des Auskunftsanspruchs - nunmehr jedoch für einen sehr weitreichenden, uneingeschränkten Auskunftsanspruch ausgesprochen. Es wurde eine klärende - wenn auch für Unternehmen unerwünschte - Entscheidung gefällt, durch die sich Unternehmen in Zukunft weiter mit der präzisen Identifizierung von personenbezogenen Daten konfrontiert sehen werden. Während Art. 15 Abs. 1 DSGVO noch einen überschaubaren Anspruch auf sogenannte "Grundinformationen", wie zum Beispiel Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Verarbeitung gewährt, so legt der Gesetzgeber den Verantwortlichen nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO die zusätzliche Pflicht auf, eine Kopie personenbezogener Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung zu stellen.

Einer Begrenzung des Auskunftsanspruchs auf signifikante biografische Informationen und einer damit verbundenen Begrenzung unternehmerischer Obliegenheiten hat der BGH nun endgültig eine Absage erteilt. Im Gegenteil: Der BGH hat den Anspruch sogar noch ausgedehnt. Betroffene haben das Recht ihren Auskunftsanspruch mehrfach geltend zu machen. Damit ist es mehr als kritikwürdig, dass die Pflicht zur Auskunft für solche Informationen besteht, die den Betroffenen längst zugänglich sind. Darüber hinaus können ausdrücklich auch interne Aktenvermerke sowie Notizen Gegenstand des Auskunftsrechts nach Art. 15 DSGVO sein.

Es liegt auf der Hand, dass Reichweite und Aufwand solcher Auskunftsansprüche kaum in Relation zur voraussetzungs- und oftmals zusammenhangslosen Geltendmachung durch die Betroffenen stehen. Nicht grundlos hatte ein Großteil der Unternehmen deshalb für die Einschränkung des scheinbar uferlosen Art. 15 DSGVO plädiert, um die Unverhältnismäßigkeit zu relativieren. Die Auswirkungen des Urteils für Unternehmen sind massiv - aber lösbar. Unternehmen müssen damit rechnen, dass sich Auskunftsansprüche grundsätzlich auf sämtliche personenbezogenen Daten beziehen. Mit Blick auf die gesetzlichen Fristen ist daher dringend anzuraten, Auskunftsansprüche umfassend vorzubereiten. Dazu gehört vor allem die Vorbereitung von Musterantworten für verschiedene Gruppen von Betroffenen, wie z. B. Kunden oder Arbeitnehmer, welche dann entsprechend an den konkreten Antragssteller angepasst werden können.

Der Versand von Rechnungen und anderer wichtiger Dokumente via E-Mail ist neben dem alten Postversand von Papierbelegen aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Finanzverwaltung hat hierzu Vorgaben entwickelt, wie die elektronischen Dokumente steuersicher zu archivieren sind. Zunächst müssen steuerrelevante E-Mails identifiziert werden. Dazu gehören nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern auch andere Dokumente, wie z. B. Ausfuhrnachweise und Gelangensbestätigungen, die für die Besteuerung oder auch für bestimmte Steuerbefreiungen von Bedeutung sind.

Elektronische Rechnungen muss ein Unternehmen zwingend elektronisch aufbewahren. Zusätzlich ist auch ein Ausdruck in Papierform zulässig, jedoch nur zusätzlich zur elektronischen Aufbewahrung. Für die elektronische Aufbewahrung wäre es grundsätzlich ausreichend, die E-Mails im E-mail-Programm zu belassen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die steuerrelevanten E-Dokumente genauso archiviert werden, wie diese das Unternehmen verlassen haben oder eingegangen sind. Während des gesamten Archivierungszeitraumes von zehn Jahren ist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen.

Komfortabler für den Unternehmer wäre die Archivierung der elektronischen Dokumente in einem separaten Programm, welches idealerweise eine Schnittstelle zur Finanzbuchführung aufweist. Eine derartige Softwarelösung bietet beispielsweise die DATEV eG mit dem Programm „Unternehmen Online“ an. Neben der finanzamtskonformen Archivierung der Belege kann der Unternehmer mit dieser Lösung auch entscheiden, ob vertrauliche Dokumente, wie z. B. Herstellerkorrespondenz, für den Abruf der Daten durch die Finanzverwaltung geschützt bleiben.

Bei der Speicherung der Daten ist ein gängiges Datenformat zu verwenden. Das Speichermedium muss sicher sein und auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt.

Die früher gängige Praxis, für wichtig gehaltene E-Mail-Dokumente zur Aufbewahrung nur auszudrucken und das zugrunde liegende elektronische Dokument nicht digital zu archivieren, entspricht heute nicht mehr den Vorgaben der Finanzverwaltung. Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, ist es daher ratsam, dass Unternehmen die Umsetzung der Vorgaben der Finanzverwaltung in der Buchhaltung prüfen und die interne Organisation, wenn nötig, anpassen.

Im Zuge der Digitalisierungs-Richtlinie der Europäischen Union hat nun auch der deutsche Gesetzgeber nachgezogen und am 10.06.2021 das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) erlassen, welches mit Wirkung zum 01.08.2022 in Kraft tritt.

Im Fokus stehen insbesondere grundlegende Änderungen im Gesellschaftsrecht mit der Zielrichtung einer weitreichenden Digitalisierung. Ziel ist die Gewährleistung einer einfacheren Gründung von Gesellschaften und der Gleichschritt mit anderen Staaten in der effizienten Nutzung der Digitalisierung unter Wahrung der hohen deutschen Standards notarieller Beurkundungsverfahren.

Neben Onlineregisteranmeldungen für Kapitalgesellschaften und Onlineanmeldungen für Zweigniederlassungen sieht das Gesetz vor allem Änderungen im GmbHG vor. Das DiRUG ermöglicht nunmehr die Online-Bargründung. Sowohl natürlichen als auch juristischen Personen des In- und Auslands wird dieser Weg ermöglicht, sofern sie sich durch ein Ausweisdokument, das eID-fähig ist, und die Sicherheitsstufe "Hoch" aufweist, identifizieren lassen. Hierzu werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die notarielle Beurkundung von Willenserklärungen mittels Videokommunikation geschaffen. So wird § 2 GmbHG künftig um einen dritten Absatz erweitert, der die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags sowie im Rahmen der Gründung gefasste Beschlüsse auch mittels Videokommunikation ermöglicht. Für die Unterzeichnung genügt die qualifizierte elektronische Signatur der an der Beurkundung teilnehmenden Gesellschafter. Weiteren Strukturmaßnahmen bei der GmbH wie beispielsweise Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen nach Eintragung bleibt das Online-Verfahren allerdings weiter verwehrt.

Die Erwartung, mit anderen Ländern mitzuziehen und zeitgleich hohe Prüfstandards der vorsorgenden Rechtspflege nicht zu schwächen oder gar auszuhebeln, kann nur schwer erfüllt werden. Außerordentlich begrüßenswert ist jedoch, dass die technische Umsetzung von GmbH-Gründungen zukünftig im modernen Gewand der Digitalisierung möglich ist. Unabhängig davon bleibt das Gebot einer sorgfältigen und dezidierten Abwägung vertraglicher Inhalte, insbesondere mit Blick auf die zerstörerische Wirkung von Gesellschafterauseinandersetzungen, ohne vernünftiges Satzungsstatut.

Nicht nur in der Weihnachtszeit stehen bei vielen Unternehmen kleine Gesten und Aufmerksamkeiten wie kostenlose Getränke und Obst für die Arbeitnehmer auf der Tagesordnung. Auch die Essenseinladung anlässlich besonderer Ereignisse darf hierbei nicht fehlen. In Hinblick auf die Lohnversteuerung "steckt hier der Teufel oft im Detail".

Die klassischen Aufmerksamkeiten wie Wasser, Kaffee, Tee oder Obst dienen lediglich der Schaffung eines positiven Umfeldes am Arbeitsplatz und haben deswegen keinen Entlohnungscharakter. Sie sind demnach steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer geschäftlichen Bewirtung mit Kunden stellt ebenfalls keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die Kosten sind jedoch beim Arbeitgeber lediglich zu 70% als Betriebsausgaben abzugsfähig. Ebenfalls steuer- und beitragsfrei ist die Einladung zu einer Mahlzeit anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. In diesem Fall darf der Wert der Bewirtung jedoch 60 EUR pro Person nicht überschreiten.

Zuwendungen im Rahmen von zwei Betriebsfeiern pro Jahr sind bis zu einem Bruttowert von 110 EUR pro Person und je Betriebsfeier steuer- und beitragsfrei. Überschießende Beträge sind grundsätzlich beim Arbeitnehmer steuerpflichtig, können aber vom Arbeitgeber pauschal mit einem Steuersatz von 25% besteuert werden.

Alle übrigen Bewirtungen, wie z. B. die kostenlose Essensausgabe in der firmeneigenen Kantine, führen regelmäßig zu Arbeitslohn, der mit dem jeweiligen Sachbezugswert (in 2021 je nach Mahlzeit zwischen 1,83 EUR und 3,47 EUR) angesetzt wird. Tätigt der Arbeitnehmer eine Zuzahlung, ist lediglich der überschießende Sachbezugswert als geldwerter Vorteil anzusetzen. Gleiches gilt grundsätzlich auch für die Ausgabe von Essensmarken, wenn der Arbeitnehmer pro Marke in einer externen Einrichtung eine Mahlzeit einnimmt und die Marken jeweils gesondert abgerechnet werden. Der Wert pro Marke darf den Sachbezugswert einer Mahlzeit nicht um mehr als 3,10 EUR übersteigen.