Die verpflichtende E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden; für kleinere Unternehmen (unter 800.000 € Jahresumsatz) gilt diese Möglichkeit noch bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 sind aber bei allen B2B-Geschäften grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen verpflichtend.

Eine PDF-Datei stellt in diesem Kontext keine E-Rechnung dar. Nur ein strukturierter Datensatz (z. B. im XML-Format), der automatisiert verarbeitet werden kann, gilt als E-Rechnung. Zur leichteren Darstellung oder Visualisierung bestimmter Rechnungsaspekte ist zusätzlich häufig eine PDF-Datei gewünscht. Diese hat nicht die Funktion einer Rechnung, sondern dient allein der Ansicht.

Nachdem die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt ist, stehen nun viele Unternehmen vor dem Rollout der E-Faktura. Erste Praxiserfahrungen zeigen: Technisch funktioniert der XML-Eingang, in der täglichen Verarbeitung dominieren jedoch oft noch die PDF-Darstellungen. Das Problem dabei: Bisher arbeiteten Rechnungsverarbeitende mit OCR-Systemen, die Angaben aus PDF- oder Papierdokumenten auslesen. Im Zweifel galt dabei stets das Dokument als maßgeblich und die im System erfassten Daten als potenziell fehlerhaft. Bei E-Rechnungen kehren sich diese Rollen um. Laut Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist bei E-Rechnungen ausschließlich der strukturierte Datensatz rechtsverbindlich. Eine PDF-Darstellung dient lediglich der Ansicht. Typische Risikosituationen sind:

- XML und PDF stimmen nicht überein.

- In der XML-Datei fehlt eine Pflichtangabe, sodass die Rechnung steuerlich nicht ordnungsgemäß ist.

- Bei ZUGFeRD betrachten Mitarbeitende nur die PDF-Ansicht, obwohl die maßgeblichen Rechnungsdaten im XML enthalten sind und die Daten abweichen.

Richten Sie Prüfung, Freigabe und Buchung daher konsequent auf die XML-Daten aus. Nutzen Sie die PDF-Ansicht nur zur Klärung von Abweichungen. Kann Ihre Software die PDF-Darstellung bei E-Rechnungen ausblenden, reduziert das eine Fehlerquelle.

Gleichzeitig bleiben klassische PDF-Rechnungen bis Ende 2027 weiterhin zulässig. Für Rechnungsverarbeitende entsteht dadurch eine Übergangssituation: Es werden gleichzeitig einerseits Rechnungen verarbeitet, bei denen ausschließlich die Systemdaten maßgeblich sind, und andererseits solche, bei denen die Daten aus einem PDF-Dokument ausgelesen werden müssen. Gibt es Systemdaten und wird ein abweichendes PDF ausgelesen, können Fehler entstehen. Prozesse und Schulungen sollten diese unterschiedliche Logik ausdrücklich berücksichtigen.

Im Jahr 2024 waren Arbeitnehmer in Deutschland durchschnittlich 14,8 Arbeitstage krankgemeldet. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) soll die Erkrankung beweisen. In der Mehrzahl der Fälle wird das kein großes Thema sein, weil der Arbeitgeber davon ausgeht, dass der Mitarbeiter tatsächlich arbeitsunfähig ist. Was aber, wenn ein Arbeitgeber Zweifel an der tatsächlichen Erkrankung des Mitarbeiters hat. Ist der Verdacht groß, wird der Arbeitgeber naturgemäß ein Interesse haben, die Entgeltfortzahlung zu stoppen oder gar das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Wie aber trotz vorliegender AU mit vermuteten oder offensichtlich wahrheitswidrigen Krankmeldungen umgehen?

Grundsätzlich kommt der ärztlichen AU im Arbeitsrecht ein hoher Beweiswert zu und ist das wichtigste Beweismittel. Legt ein Arbeitnehmer im arbeitsgerichtlichen Verfahren eine ordnungsgemäß ausgestellte AU vor, kann das Gericht in der Regel davon ausgehen, dass eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Die AU wirkt wie eine tatsächliche Vermutung; ein Anscheinsbeweis. Der Beweiswert der Bescheinigung kann deshalb aber auch erschüttert werden.

Dafür genügt es, dass der Arbeitgeber ernsthafte Zweifel an der Erkrankung darlegt. Solche Zweifel können sich sowohl aus dem Sachvortrag des Arbeitgebers als auch aus Angaben des Arbeitnehmers oder sogar aus der Bescheinigung selbst ergeben. Maßgeblich ist stets eine Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls.

Die Rechtsprechung hat hierzu bereits typische Fallgruppen entwickelt. Zweifel können beispielsweise entstehen, wenn eine AU am Tag der Eigenkündigung ausgestellt wird und passgenau die verbleibende Kündigungsfrist abdeckt. Auch Ankündigungen des Arbeitnehmers, nach einer Auseinandersetzung oder nach der Ablehnung eines Urlaubsantrags nicht mehr zur Arbeit zu erscheinen, können den Beweiswert erschüttern.

Weitere Indizien können sich aus der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie ergeben. So kann der Beweiswert erschüttert sein, wenn eine AU ohne persönliche Untersuchung oder Videosprechstunde lediglich nach einem Telefonat ausgestellt wurde. Auch Widersprüche zwischen dem Vortrag des Arbeitnehmers und den ärztlichen Feststellungen, auffällige Aktivitäten während der angeblichen Arbeitsunfähigkeit oder eine unmittelbare Genesung mit Aufnahme einer neuen Tätigkeit nach Ende des Arbeitsverhältnisses können Zweifel begründen.

Gelingt es dem Arbeitgeber, den Beweiswert der AU zu erschüttern, kehrt die Darlegungs- und Beweislast zum Arbeitnehmer zurück. Dieser muss dann konkret darlegen und beweisen, dass tatsächlich eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vorlag.

Für Arbeitgeber kann dies erhebliche Folgen haben: Kann der Arbeitnehmer seine Erkrankung nicht nachweisen, entfällt der Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Zudem kann das unentschuldigte Fernbleiben eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung darstellen, die eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung rechtfertigen kann.

Die Rechtsprechung hält zwar weiterhin am hohen Beweiswert der AU fest. Gleichzeitig zeigt sich jedoch eine zunehmende Tendenz, Arbeitgebern mehr Möglichkeiten zu eröffnen, berechtigte Zweifel geltend zu machen. Das ist eine begrüßenswerte Entwicklung.

Workation setzt sich aus den englischen Begriffen work und vacation zusammen und beschreibt eine zeitlich begrenzte Form mobiler Arbeit, bei der Arbeitnehmer für einige Wochen oder Monate im Jahr von einem anderen Ort aus arbeiten, häufig von einem Urlaubs- oder Auslandsaufenthalt, ohne hierfür Erholungsurlaub zu nehmen. Vor dem Hintergrund des „Work from Anywhere“ kann Workation für Arbeitgeber ein attraktives Instrument der Mitarbeiterbindung und -gewinnung sein, wirft jedoch erhebliche arbeitsrechtliche Fragen auf.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Workation besteht nicht. Die Festlegung des Arbeitsortes unterliegt dem Weisungsrecht des Arbeitgebers, soweit Arbeitsort und -zeit nicht bereits arbeitsvertraglich, kollektivrechtlich oder gesetzlich festgelegt sind. Da Arbeitsverträge regelmäßig den deutschen Betrieb als Arbeitsort vorsehen, bedarf eine Workation, die ausschließlich im Interesse des Arbeitnehmers liegt, der Zustimmung des Arbeitgebers. Diese sollte aus Gründen der Rechtssicherheit dokumentiert werden, idealerweise durch eine kurze Ergänzungsvereinbarung, auch zur Erfüllung der Nachweispflichten. Besteht ein Betriebsrat, ist dessen Mitbestimmungsrecht zu beachten.

Bei Workation im Ausland gelten zusätzliche arbeitsrechtliche Anforderungen. Für Auslandstätigkeiten von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen bestehen erweiterte Nachweispflichten, insbesondere zur Dauer der Tätigkeit, zur Entlohnung und zu Rückkehrbedingungen. Zudem stellen sich Fragen der Entgeltfortzahlung an ausländischen Feiertagen. Da die Veranlassung der Workation regelmäßig vom Arbeitnehmer ausgeht, kann arbeitsvertraglich vereinbart werden, dass das Entgeltausfallrisiko für ausschließlich ausländische Feiertage vom Arbeitnehmer getragen wird. Neben der Frage nach dem anwendbaren Recht können auch Entsendemeldungen erforderlich werden.

Angesichts dieser arbeitsrechtlichen Besonderheiten sollte Workation im Ausland nur nach vorheriger arbeitsrechtlicher Prüfung eingeführt oder genehmigt werden.

Eine Möglichkeit, (Familien-)Vermögen strukturiert zu verwalten, ist die Nutzung einer vermögensverwaltenden Personengesellschaft. Steuerlich kann das interessant sein, weil die Bündelung nicht dazu führt, dass das Steuerregime wechselt; verschiedene Einkunftsarten (Vermietung und Verpachtung, Kapitalerträge) werden wie bei direkter Erzielung durch die beteiligten Personen besteuert. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Beteiligt sich die Personengesellschaft an einer anderen Personengesellschaft, die gewerbliche Einkünfte erzielt, kommt es zur sogenannten Abfärbung. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat bestätigt, dass bei einer bisher vermögensverwaltenden GmbH & Co. KG, die sich an einer anderen KG mit gewerblichen Einkünften beteiligt, sämtliche Einkünfte – auch solche aus Vermietung und Kapitalvermögen – in Einkünfte aus Gewerbebetrieb umqualifiziert werden. Auf die Höhe der Beteiligungseinkünfte kommt es dabei nicht an. Eine Bagatellgrenze existiert nicht. Der BFH stellte jedoch auch klar, dass diese Umqualifizierung nicht für die Gewerbesteuer gilt, da dies zu einer verfassungswidrigen Ungleichbehandlung führen würde. Die Finanzverwaltung hatte die Auffassung des BFH zunächst abgelehnt, nunmehr aber mit gleichlautendem Erlass zugestimmt.

Die Abfärbung gewerblicher Beteiligungseinkünfte führt zwar weiterhin zur Umqualifizierung sämtlicher Einkünfte in solche aus Gewerbebetrieb, jedoch nicht zur Gewerbesteuerpflicht der Obergesellschaft. Trotzdem sollten vor Beteiligung einer vermögensverwaltenden Personengesellschaft an einem gewerblichen Konstrukt etwaige steuerliche Folgen gut durchdacht werden. Zu beachten ist, dass auch durch von Banken vermittelte Kapitalanlageformen im Einzelfall eine solche Abfärbung auslösen können - die Überraschung kommt dann meist im Nachgang.

Der Steuergesetzgeber hat für 2026 einige Änderungen im Bereich der Arbeitnehmerbesteuerung beschlossen. Kernpunkt ist die neue Steuerbefreiung für die sogenannte Aktivrente ab 01.01.2026: Arbeitslohn aus nichtselbständiger Tätigkeit ist – ab dem Folgemonat nach Erreichen der Regelaltersgrenze – bis zu 24.000 € jährlich (2.000 € monatlich) steuerfrei. Die Begünstigung ist als echte Steuerbefreiung ausgestaltet und unterliegt nicht dem Progressionsvorbehalt. Sozialabgaben fallen trotz Steuerfreiheit weiterhin an. Voraussetzung ist u. a., dass der Arbeitgeber für diese Beschäftigung Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Rentenversicherung (bzw. Zuschüsse an eine berufsständische Versorgungseinrichtung) entrichtet. Nicht begünstigt sind dagegen selbstständige Tätigkeiten im Rentenalter. Beamte, die im Beamtenverhältnis weiterarbeiten, profitieren regelmäßig ebenfalls nicht, weil der Dienstherr keine entsprechenden Rentenversicherungsbeiträge zahlt; bei einer zusätzlichen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nach Erreichen der Regelaltersgrenze kann die Aktivrente dagegen greifen.

Entscheidend für die Steuerfreiheit ist nur, dass die Regelaltersgrenze erreicht ist. Dass tatsächlich Rente bezogen wird, ist keine Voraussetzung. Das heißt, die Aktivrente kann genutzt werden, wenn der Rentenbezug aufgeschoben wird und auch dann, wenn der Verdienst deutlich über 24.000 EUR liegt. In diesem Fall würden Einnahmen bis zu 24.000 EUR steuerfrei bleiben. Andererseits gilt die Befreiung nicht, wenn zwar regulär Altersrente bezogen wird (z. B. wegen langjähriger Beschäftigung), die Regelaltersgrenze jedoch noch nicht erreicht ist. Diese Einschränkung ist schade -und widersinnig - weil gerade hier wohl besonders großes Potenzial für eine längere Tätigkeit besteht.

Flankierend wurden weitere Änderungen für Arbeitnehmer ab 2026 beschlossen: Die Entfernungspauschale wird einheitlich ab dem ersten Kilometer auf 0,38 € angehoben (auch für Familienheimfahrten). Zudem steigen der Übungsleiterfreibetrag auf 3.300 € und die Ehrenamtspauschale auf 960 € jährlich.