Die Überlassung von Fahrrädern an Mitarbeiter zur privaten Nutzung wird in vielen Unternehmen nachgefragt und ist deshalb verbreitet - nicht zuletzt, weil sich verschiedenste (Leasing-)Anbieter am Markt tummeln, die das mit großem Werbeaufwand befeuern. Die steuerlichen Regelungen sind umfassend, inzwischen aber so weitgehend geklärt, dass eine Umsetzung regelmäßig ohne größere Schwierigkeit erfolgen kann.

Was aber, wenn ein Unternehmen eine bestimmte Anzahl von (Elektro-)Fahrrädern vorhält, die von verschiedenen Mitarbeitern für private Zwecke genutzt werden können? Denkbar ist beispielweise eine sukzessive Überlassung für einen längeren Zeitraum als Belohnung, bei Bedarf für ein Wochenende oder auch nur für eine kleine Bewegungseinheit in der verlängerten Mittagspause.

Davon ausgehend, dass in solchen Fällen die Überlassung generell zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erfolgt, sind für die Lohnabrechnung keine Konsequenzen zu ziehen, da - jedenfalls bis einschließlich 2023 - die Überlassung steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen kann. Zu beachten ist lediglich, dass es sich bei den Fahrrädern nicht um Kraftfahrzeuge handeln darf. Es darf also keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht bestehen. Umsatzsteuerlich hilft hier die Analogie zur Finanzverwaltungsauffassung zur Fahrzeugüberlassung, gemäß welcher Entgeltlichkeit nur angenommen werden muss, wenn die Überlassung "für eine gewisse Dauer und nicht nur gelegentlich zur Privatnutzung" erfolgt. Davon kann beim hier diskutierten "Fahrradfuhrpark" aber gerade nicht ausgegangen werden.

Steuerliche Folgen würden sich allerdings ergeben, wenn der Nutzung eines Fuhrparkfahrrads eine Gehaltsumwandlung zugrunde läge. In diesem Fall wären die üblichen Regelungen zum geldwerten Vorteil (1 %-Regelung mit Viertelmethode) anzuwenden, wobei - wiederum im Rückgriff auf die Regelungen zur privaten Kfz-Nutzung - zu befürchten ist, dass der Wert nicht vermindert werden darf, wenn das Fahrrad weniger als einen Monat überlassen wird. Werden innerhalb eines Monats verschiedene Fahrräder genutzt, bildet das am meisten genutzte Fahrrad die Grundlage für die Bewertung. Die Regelung umfasst auch ein weiteres Fahrrad, z. B. zur Nutzung für ein Familienmitglied. In diesem Fall wären auch mögliche umsatzsteuerliche Folgen zu prüfen.